Politique de confidentialité

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Politique de confidentialité relativement à la collecte au CHU de Québec-Université Laval de renseignements personnels par des moyens technologiques

(art. 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels)

Cette politique a pour but d’énoncer de quelle façon le CHU de Québec-Université Laval utilise et protège les renseignements personnels qu’il recueille par moyens technologiques.

1. À qui s’adresse cette politique?

Cette politique vous concerne uniquement si nous recueillons, dans le cadre de nos activités, vos renseignements personnels par un moyen technologique. Par exemple, si :

  • Vous nous écrivez un courrier électronique
  • Vous remplissez un formulaire sur notre site web
  • Vous déposez un document sur notre site web
  • Vous postulez pour un emploi au CHU de Québec-Université Laval

2. Dans quelles situations les renseignements personnels sont-ils recueillis?

Le CHU de Québec-Université Laval recueille par moyens technologiques vos renseignements personnels lorsque vous y consentez. Vos renseignements personnels sont ainsi collectés lorsque vous nous communiquez ces renseignements, que ce soit par courriel, lors d’un appel ou lorsque vous remplissez un formulaire en ligne, par exemple. Le partage de ces renseignements se fait sur une base volontaire.

Lorsque vous naviguez sur notre site Web
Nous utilisons des outils d’analyse pour mesurer les performances de notre site web et améliorer l’expérience utilisateur. Ces outils peuvent collecter des données anonymes sur votre parcours sur notre site, telles que les pages visitées et le temps passé sur chaque page. Cependant, ces informations sont agrégées et ne permettent pas de vous identifier personnellement. Ces données sont utilisées uniquement à des fins d’évaluation et de statistiques dans le but d’améliorer l’accès aux contenus disponibles.

Lorsque vous nous écrivez un courrier électronique
Votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans votre message sont recueillis. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent de la visée de votre correspondance.

  • Correspondances diverses : Lorsque vous écrivez au CHU de Québec-Université Laval, nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour répondre à vos questions ou à vos demandes d’information.
  • Correspondances en lien avec les services de soins de santé : Lorsque vous nous contactez pour des raisons liées aux soins de santé, des renseignements personnels sont collectés afin de nous permettre de vous offrir les soins et services requis. Ainsi, en plus des renseignements d’identification, des renseignements de santé seront également collectés.
  • Demandes d’accès à l’information : Lorsque vous faites une demande d’accès à l’information, afin de répondre à votre demande, nous recueillons les renseignements contenus dans votre courriel, votre nom et votre adresse courriel et l’information à laquelle vous souhaitez obtenir l’accès.
  • Demandes de réclamation : Lorsque vous faites une demande de réclamation, nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel ainsi que les informations colligées au formulaire de réclamation (voir section Formulaire).
  • Plainte auprès du Commissaire aux plaintes : Lorsque vous faites une plainte, nous recueillons les renseignements personnels contenus dans vos communications ainsi que les informations colligées au formulaire de plainte (voir section Formulaire).

Lorsque vous remplissez un formulaire en ligne
Dans le but d’obtenir les informations nécessaires pour permettre l’atteinte de l’objectif pour lequel vous remplissez un formulaire, des renseignements personnels sont collectés. Voici quelques exemples de formulaires pour lesquels des renseignements personnels doivent être collectés :

  • Formulaire de contact
  • Formulaire de prise de rendez-vous
  • Formulaire de réclamation
  • Formulaire de plainte ou d’insatisfaction
  • Formulaire de candidature

Les types de renseignements personnels collectés et la raison de leur collecte dépendent de la visée du formulaire : des renseignements d’identification, de santé, de nature financière et relatifs à votre situation sociale et familiale peuvent être collectés.

Lorsque vous joignez un document par le biais d’un formulaire en ligne
Lorsque vous complétez certains formulaires en ligne, vous avez parfois la possibilité d’y joindre des documents. Ce dépôt de documents vous permet de nous transmettre des informations de façon sécuritaire. Comme la nature des documents déposés varie, les renseignements personnels concernés par ce dépôt varient également. On parle notamment de renseignements d’identification, de santé, de nature financière, relatifs au travail, à la scolarité, à la situation sociale ou familiale.

Lorsque vous accédez à des documents via notre infonuagique
Si vous faites une demande d’accès à des documents, il est possible qu’en réponse à votre demande, ces documents vous soient partagés par notre infonuagique sécurisée. Un lien sécurisé et un mot de passe vous sont alors partagés par courriel ou par téléphone.

Lorsque vous accédez à notre infonuagique, nous recueillons votre adresse IP ainsi que la date et l’heure de consultation. Ces renseignements personnels sont collectés pour sécuriser le transfert de documents.

Lorsque vous nous appelez
Selon la raison de votre appel, les renseignements personnels suivants peuvent être collectés, de façon à répondre au but de votre appel : renseignements d’identification, renseignements de santé, renseignements financiers, renseignements relatifs au travail et à la situation sociale ou familiale. Aussi, afin d’améliorer la qualité des services et à des fins de formation, certains appels téléphoniques sont enregistrés.

Lorsque vous répondez à un sondage
Certains renseignements personnels peuvent être collectés lorsque vous répondez à nos sondages. Ces sondages sont sur base volontaire uniquement et sont menés à des fins d’amélioration de la qualité des services. Au moment de compléter le sondage, vous serez informé du moyen technologique utilisé, des renseignements personnels recueillis, des fins de la collecte et des façons de limiter la collecte.

Lorsque vous postulez pour un emploi
Nous aurons besoin d’obtenir les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter lorsque vous postulez pour un emploi ou un stage. Pour ce faire, des renseignements d’identification, de santé, relatifs au travail et scolaires ou relatifs à la formation seront recueillis. Aussi, les informations d’identification et de contact des personnes de référence peuvent également être collectées, également dans le but d’évaluer votre candidature.

Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre
Afin que vous puissiez recevoir notre infolettre, votre adresse courriel est collectée. Si vous désirez suivre nos actualités sans nous partager votre adresse courriel, il est possible de le faire par le biais de nos différents médias sociaux.

3. Comment restreindre la collecte des renseignements personnels?

En tout temps, la personne qui entre en contact avec le CHU de Québec-Université Laval par moyens technologiques le fait de façon volontaire et décide des informations qu’elle souhaite partager.

Il est également possible de correspondre avec nous par courrier; nous aurons alors besoin de votre adresse postale. Autrement, il est possible de nous visiter en personne.

Lors d’un appel téléphonique, vous pouvez demander à ce que l’appel ne soit pas enregistré.

Lors de la transmission de documents, il est possible de nous demander à ce que les documents vous soient transmis par courrier; nous aurons alors besoin de votre adresse postale. Autrement, vous pouvez venir chercher les documents en personne. Il en va de même lorsque vous souhaitez nous transmettre des documents.

4. Qui peut accéder aux renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont d’abord destinés aux intervenants du CHU de Québec-Université Laval devant traiter ces renseignements, dans l’exercice de leurs fonctions, et possédant les privilèges

nécessaires pour y accéder. Selon la raison et la nature de la collecte des renseignements personnels par moyens technologiques, ces intervenants peuvent varier : personnel de soin, personnel administratif, commissaire aux plaintes et à la qualité des services, archivistes, etc.

Vos renseignements personnels pourraient être rendus accessibles à des partenaires contractuels externes du CHU de Québec-Université Laval, notamment, pour des fins de manutention des plateformes et logiciels. En ces cas, ces partenaires sont tenus aux mêmes obligations de confidentialités que les intervenants du CHU de Québec-Université Laval.

5. Protection des renseignements personnels

Confidentialité et consentement
Lorsqu’il est question de renseignements personnels, une prémisse fondamentale est à prendre en compte : les renseignements personnels sont considérés confidentiels. Ainsi, l’obtention du consentement de la personne concernée est nécessaire avant de poser toute action en lien avec ce renseignement. Aussi, chacune des collectes d’informations, aussi petite soit-elle, se doit d’être justifiable et justifiée en tout temps.

Accès limité aux renseignements personnels
Comme l’accès aux renseignements personnels est limité uniquement aux intervenants ayant la qualité pour les recevoir et lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, le CHU de Québec-Université Laval a un système rigoureux de gestion des accès aux actifs informationnels.

Mesures de sécurité
Le service de sécurité informationnelle du CHU de Québec-Université Laval met continuellement en place diverses mesures afin d’assurer la protection des renseignements personnels conservés dans les actifs informationnels de l’organisation. Outre la sphère numérique, les installations physiques sont également aménagées de manière à veiller à l’intégrité des renseignements personnels et à leur protection.

Conservation et destruction
Une fois que les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli sont accomplies, le CHU de Québec-Université Laval s’assure de sa bonne conservation ainsi que de sa destruction en temps opportun. Pour ce faire, un calendrier de conservation est établi afin de déterminer le délai de conservation des renseignements. Une fois que ce délai est passé, le CHU de Québec-Université Laval détruit les renseignements personnels de manière sécuritaire, en application des normes en place.

6. Communication des renseignements personnels à un tiers

Il peut arriver que les renseignements personnels que détient le CHU de Québec-Université Laval doivent être partagés à l’extérieur de l’organisation. Ce type de partage avec des tiers est encadré par des ententes strictes, en application des obligations légales auxquelles le CHU de Québec-Université Laval est soumis. Il va sans dire que les renseignements partagés sont limités, ce qui signifie que seuls les renseignements nécessaires le sont.

Le tiers s’engage quant à lui à assurer la protection et la confidentialité des renseignements qu’il reçoit et d’en faire une utilisation adéquate.

Cette communication à un tiers peut survenir par exemple avec des renseignements de santé qui doivent être divulgués entre divers professionnels soignants œuvrant dans un organisme partenaire.

À l’extérieur du Québec
Avant de communiquer un renseignement personnel à un tiers situé à l’extérieur du Québec, et donc sous des régimes de protection de la vie privée différents de ceux auxquels le CHU de Québec-Université Laval doit se conformer, le CHU de Québec-Université Laval doit s’assurer que les renseignements partagés bénéficieront d’une protection équivalente à celle des lois qui le gouverne. Une évaluation spécifique est menée pour chaque situation et est chapeautée par le Responsable de la protection des renseignements personnels.

7. Droit d’accès et de rectification

La personne à qui appartiennent les renseignements personnels peut en tout temps effectuer une demande afin d’accéder à ceux-ci que ce soit pour en obtenir copie ou en demander la rectification.

Renseignements de santé et de services sociaux
L’accès aux renseignements de santé et de services sociaux peut être demandé auprès du service des archives du CHU de Québec-Université Laval en suivant les indications détaillées dans la section Archives médicales de notre site web.

Renseignements aux dossiers des intervenants
Les intervenants du CHU de Québec-Université Laval peuvent accéder aux renseignements personnels les concernant (dossier de ressources humaines et dossier de santé et sécurité au travail) en effectuant une demande auprès du Responsable de l’accès à l’information – volet administratif à : accesinformation@chudequebec.ca.

Toutes autres demandes d’accès par des tiers aux renseignements personnels détenus par le CHU de Québec-Université Laval sont analysées et traitées en application des dispositions légales applicables, par le responsable de l’accès à l’information du CHU.

8. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, commentaire ou plainte en lien avec la protection des renseignements personnels, adressez-vous au protectionrenseignementspersonnels@chudequebec.ca.

En vigueur depuis : janvier 2024
Dernière mise à jour : février 2024

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